规章制度

桂林旅游学院档案管理办法

来源: 发布时间:2018-05-31 15:07:00 浏览次数: 【字体:


第一章  总  则

第一条  为规范学校档案工作,加强对档案的管理,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《广西壮族自治区档案管理条例》等有关规定,结合学校工作实际,制定本办法。

第二条  本办法所称的档案,是指学校从事招生、教学、科研、党政管理活动过程中形成的,对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。

第三条  档案工作是学校重要的基础性工作,是学校管理工作的重要组成之一,也是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志,要纳入学校整体发展规划。要将档案的收集、管理和利用服务工作质量考核指标有机地纳入学校工作质量考核体系中,各级领导要加强对档案工作的领导,将部门的档案工作纳入各部门各单位工作计划,纳入有关人员的职责范围,将学校教学、科研、党政管理各项工作与归档工作同步布置、同步检查、同步总结、同步验收。

第四条  学校档案实行统一领导,集中管理原则。

各部门档案工作人员必须确保档案材料的真实、完整与安全,不得擅自保存、转移或销毁。

第二章  档案工作机构及其职责

第五条  学校档案工作由校长领导,分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第六条  学校设立综合档案室,既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案的专门机构。

第七条  学校综合档案室的基本职责:

(一)宣传、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策,综合规划全校的档案工作;

制定本校文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;

(二)建立健全学校档案工作规章制度,并负责监督、指导和检查;

(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;

(四)编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;

(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

(六)开展档案的开放和利用工作;

(七) 建立健全学校档案工作管理网络体系,开展学校档案工作人员的业务培训,对各部门的档案工作进行业务指导和监督检查;

(八)严格执行保密法律法规和有关制度规定,保护档案的完整与安全;

(九)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

(十)开展档案理论、业务研究,组织、参加档案工作协作与交流;

(十一)完成学校领导交办的有关任务。

第八条  有特殊管理要求或利用频繁,且具有一定独立性的档案,可以根据实际需要设立分室单独保管。档案分室的业务工作受综合档案室指导和监督,每年向档案室报送新增档案目录和统计年报表,并定期移交具有永久保存价值的档案。

第九条  学校综合档案室配备专职档案工作人员,其人员数量由学校根据室藏档案数量和工作任务确定。

第十条  学校各部门、各二级单位必须有一名负责人分管档案工作。根据实际工作需要至少配备一名兼职档案员,具体承办本部门文件材料的收集、积累、整理和归档移交工作,接受学校综合档案室的指导、监督和检查。各部门、各单位兼职档案员应保持稳定,如更换须报学校综合档案室备案,并指定专人做好本部门的档案资料交接工作。

第十一条 学校各部门、各二级单位分管档案的领导的职责是:

(一)宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令法规,组织制定和健全本单位档案工作管理制度,确保档案工作纳入本部门的工作计划、管理制度和管理人员职责范围,在布置、检查、总结、验收各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作;

(二)听取本部门兼职档案人员关于档案工作的情况汇报,帮助协调和解决档案工作方面的有关问题;

(三)定期检查本部门的档案工作。

第十二条 专、兼职档案工作人员必须坚持四项基本原则,忠于职守,遵纪守法,具备良好的档案专业知识和一定的科学文化知识。

第三章  档案管理

第十四条 学校综合档案室应认真执行“高等学校档案工作规范”和“高校档案实体分类法”,及国家教育部27号令等相关档案工作的法律法规要求,制定和完善本校档案实体分类方案、各门类档案管理实施细则、各门类档案归档范围和保管期限,对室藏档案进行系统整理、科学分类与管理。

第十五条 本校各职能部门或个人在其从事教学、科研、科技开发、党政管理等职务活动中直接形成的、对学校和社会有保存价值的各种载体形式的文件材料,必须按照规定向综合档案室移交,集中管理,任何部门和个人都不得据为己有或拒绝归档。对于个人在非职务活动中形成的对学校和社会有保存价值的文件材料,档案部门可通过征集、代管等形式进行管理。

第十六条  学校对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是:

(一)党群类:主要包括学校党委、纪委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

(二)行政类:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的文件材料。

(三)学生类:主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

(四)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》(〔87〕教办字016号)的相关规定执行。

(五)科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)执行。

(六)基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔1988〕4号)执行。

(七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在招标、购买、接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

(八)产品生产类:主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

(九)出版物类:主要包括学校自行编辑出版的学报、学术刊物及其他出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

(十)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(十一)财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)执行。

(十二)声像类:按照原国家教委发布的《高等学校档案工作规范》(教办〔1993〕429号)中《高等学校声像载体档案工作规范》执行。

(十三)实物类:主要包括学校在教学、科研和管理活动中形成的,对学校和社会具有保存价值的各类奖状、证书、字画和非纸质的奖杯、奖牌、奖章、锦旗、印信、礼品、纪念品及具有纪念意义和收藏价值的物品等。

学校根据档案事业发展需要,可不断完善归档门类及归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、光(磁)盘、录像(录音)带等各种载体形式。

第十七条  学校实行档案材料形成部门、单位或课题组立卷归档制度。

学校各部门、各二级单位档案工作负责人及兼职档案员要按照归档要求,组织本部门、单位的教学、科研和文书管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理、组卷,编制页号或者件号,制作归档目录,交本部门、本单位档案工作负责人检查合格后向学校综合档案室移交。

第十八条 归档的档案材料应质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)、《广西壮族自治区电子档案管理办法(试行)》和学校有关规定执行。

第十九条 学校档案材料归档时间:

(一)学校各部门、各单位应于次年6月底前归档;

(二)科研类档案应当于项目完成后两个月内由科研部门收集整理并归档。

(三)基建类档案应当与项目完成后三个月内由基建部门收集整理并归档。

第二十条  学校综合档案室的全部档案都要进行科学的分类、编号、排列上架,编制适合现代化管理需要的检索工具,逐步实现计算机管理。

第二十一条 学校综合档案室应采用恰当的档案保护技术,定期检查档案保管状况,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,及时修复或者复制,延长档案寿命。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

第二十二条 学校综合档案室应建立档案统计制度,定期对档案案卷质量、档案进出及保管利用情况进行检查和统计。

第四章 档案经费、设备和库房

第二十三条 学校档案工作所需经费,应单独立项,列入学校预算,统筹解决,保证档案工作的需求。

第二十四条 根据学校的发展规模、室藏档案的增加数量及档案现代化管理的需要,合理安排综合档案室库房建设。学校应有计划地为档案部门配置复印、录音、录像、照相、扫描、消毒、恒温、恒湿等适应档案现代化管理需要的设备。

第二十五条 学校综合档案室实行办公室、阅览室、库房三分开,应逐步建设符合档案管理要求的档案库房。库房应具有防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设备和措施。

第二十六条 学校为档案管理现代化、档案信息化配备所需的设备设施,加快数字档案室建设,以保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第五章  档案的利用与公布

第二十七条 学校综合档案室应按照《中国人民共和国档案法》的规定,向全校以至社会开放属于开放范围的档案。未经学校授权,其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者,不对外开放:

(一)涉及国家秘密的;

(二)涉及专利或者技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的;

(四)档案形成部门、单位规定限制利用的。

第二十八条 凡持有合法证明的单位和个人,在说明利用档案的目的和范围,履行相关手续后,均可查阅利用属于开放范围的档案,并可以摘录和复制;具有正当目的和理由,经分管校领导或有关部门领导同意,也可利用未开放的档案。

境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,学校综合档案室无偿和优先提供。

第二十九条 寄存在学校综合档案室的档案,归寄存者所有。学校综合档案室如果需要向社会提供利用,应征得寄存者同意。

第三十条 综合档案室、档案分室应制订档案借阅、复印制度,提供必要的检索工具,为利用者提供方便。

第三十一条 对于借出的档案,档案部门要定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,根据不同情况,按规定严肃处理。

第六章  档案鉴定与销毁

第三十三条 学校综合档案室按照《高等学校档案工作规范》确定相应档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并造具清册,报主管校领导批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第三十四条 销毁档案时,必须有两人监销,并在销毁清册上签名。

第七章 奖励与处罚

第三十五条  学校应建立档案工作检查、考评制度,对档案形成部门及专(兼)职档案人员的档案工作进行检查、考评。

第三十六条 有下列事迹之一的,学校以及有关部门应当给予奖励:

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的;

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

第三十七条 有下列行为之一的,由档案部门责令限期改正;情节严重的,报校领导批准,对直接责任人或主管责任人按学校有关规定给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

(一) 将职务活动中形成的应当归档的文件、材料据为己有,拒绝交档案部门归档的;

(二) 玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁学校所有的档案的;

(三) 擅自提供、抄录、公布档案的;

(四) 违反保密规定,泄露应当保密的档案内容的;

(五) 涂改、伪造档案的;

(六) 擅自出卖、赠送、交换学校所有的档案的;

(七) 其他违反档案法律法规的行为。

第八章 附则

第三十八条 本办法自发布之日起施行。

第三十九条  本办法由学校综合档案室负责解释。

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