规章制度

桂林旅游学院公文处理办法

来源: 发布时间:2018-05-31 14:56 浏览次数: 【字体:


第一章 总 则

第一条  为使学校公文处理工作规范化、制度化、科学化,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号),结合我校实际,制定本办法。

第二条 本办法所称公文,是指学校各处室、各二级学院(部)、教辅单位、附属单位等(简称各单位,下同)在教学、科研、管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书以及从广西壮族自治区教育厅收文系统、广西壮族自治区党委安全信息交换系统、广西旅游DMS管理系统等网上收文系统下载的电子公文或其他校外行政机关、企事业单位、群团组织领取(送达)的纸质公文和电子公文。

第三条 公文处理指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 各单位应当高度重视公文处理工作,加强组织领导,强化队伍建设。各单位应当指定专人负责公文处理工作。

第六条  学校党委办公室、学校办公室是学校公文处理的管理机构,主管学校公文处理工作,并对学校各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章  公文种类

第七条 学校常用公文种类主要有:

(一)决定

适用于对学校重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级部门不适当的决定事项。

(二)意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(三)通知

发布、传达要求下级各单位执行和有关单位周知或者执行的事项(包括学校规章制度、各类工作方案等),批转、转发公文。

(四)通报

适用于传达重要精神和告知重要情况。

(五)报告

适用于向上级机关汇报工作或校内各单位向学校汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

(六)请示

适用于向上级机关或各单位向学校请求指示、批准。

(七)批复

适用于答复下级单位请示事项。

(八)函

适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(九)纪要

适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第八条  公文一般由紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

(一)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

(二)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加 “文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。

(三)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入。联合行文时,使用主办机关的发文字号。学校的发文机关代字有以下几种:

1.以学校党委名义行文,根据文件内容,分别用“桂旅院党”“桂旅院党报”“桂旅院组”“桂旅院统战”“桂旅院宣”“桂旅院学工”;以学校党委办公室名义向校内各党总支(支部)行文,用“桂旅院党办”。

2.以学校行政名义行文,根据文件内容,分别用“桂旅院政”“桂旅院政报”“旅院函” “桂旅院安稳” “桂旅院人”“桂旅院职改”“桂旅院规划”“桂旅院教”“桂旅院科研”“桂旅院财”“桂旅院后勤”“桂旅院国资”“桂旅院国交”“桂旅院学生”等。以学校办公室名义向校内各行政单位行文,用“桂旅院办”;以学校办公室名义向校外不相隶属的单位行文,用“桂旅院办函”。

3.以学校纪委名义行文,根据文件内容的不同,分别用“桂旅院纪”“桂旅院纪报”“桂旅院纪函”。

4.以学校团委名义行文,根据文件内容的不同,分别用“桂旅院团”“桂旅院团报”“桂旅院团函”。

5.以学校工会名义行文,根据文件内容的不同,分别用“桂旅院工会” “桂旅院工会报”“桂旅院工会函”。

6.根据工作需要,可适当增加发文机关代字。

(四)签发人。上行文应当标注签发人姓名。

(五)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

(六)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(七)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

(八)附件说明。公文附件的顺序号和名称。

(九)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

(十)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。

(十一)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。

(十二)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

(十三)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

(十四)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(十五)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

第九条  公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第十条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

第十一条  公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

第四章   行文规则

第十二条 行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

第十三条 公文的行文关系,根据各自的隶属关系和职权范围确定。

(一)中共桂林旅游学院委员会、桂林旅游学院可以向上级党政组织和下级党政组织行文。

(二)中共桂林旅游学院纪律检查委员会可以根据隶属关系向上级机关行文,并可以向学校各党总支、直属党支部和二级单位、部门行文。

(三)党委办公室、学校办公室根据学校党委或行政授权,可以分别向学校各党总支、直属党支部和学校二级单位、部门行文。

(四)党委和行政其他部门(学校各职能处室)在各自职责范围内可以向学校各党总支、直属党支部和二级单位行文通报情况、安排专项工作。

(四)桂林旅游学院工会委员会,可以根据隶属关系向上级或下级工会组织行文。

(五)共青团桂林旅游学院委员会,可以根据隶属关系向上级或下级共青团组织行文。

(六)各单位一般不得越级行文。

(七)同级党总支、直属党支部、行政部门必要时可以联合行文。

第十四条  各单位向学校请示,应当一文一事,不能在非请示(如报告)公文中夹带请示事项。

请示事项涉及其他部门业务范围时,应当经过协商并取得一致意见后上报;经过协商未能取得一致意见时,应当在请示中写明。除特殊情况外,请示应当送党委办公室、学校办公室按规定程序处理,不能直接送领导本人。

第十五条 以学校名义上报的公文,根据上报事项的内容由相关部门草拟。拟稿部门草拟公文后,依照“桂林旅游学院发文稿纸”的栏目认真填写有关内容。需要会签的,由拟稿单位送会签单位会签。学校党委办公室、学校办公室负责对公文稿登记、审核并送学校领导审批签发。公文的审核、签发一般通过学校OA系统完成。

第十六条  以学校名义发送的公文,经学校领导审批签发的公文稿,由学校办公室进行编号排版。拟稿单位对编排稿校对无误、办公室检查无误后印制成公文。制成的公文及领导修改、签发的原件存放在学校办公室并按《桂林旅游学院档案管理制度》的要求整理(立卷)归档;形成的公文电子文档在电脑标识保存。电子公文由学校党委办公室(学校办公室)负责发布。

第十七条 以学校党委、行政、纪委名义上报或平行送达的公文,分别由学校党委、行政、纪委主要负责人签发。以学校党委、行政、纪委名义下发的公文,根据工作内容和性质,由学校党委、行政、纪委主要负责人或分管领导签发。

第十八条 凡未经签发的公文一律不得下发或上报。对不符合行文规则的公文,学校办公室可将公文退回拟稿单位修改后方予以受理。凡经签发的公文,不得随意删改,如有疑义,可向签发人提出意见,经签发人同意后才能更改。

 第五章  公文拟制

第十九条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第二十条  公文起草应当做到:

(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。

(四)文种正确,格式规范。

(五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

(六)公文涉及其他部门职权范围内的事项,起草单位必须征求相关部门意见,力求达成一致。

(七)各单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第二十一条  公文文稿签发前,应当由发文机关办公室进行审核。审核的重点是:

(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。

(二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。

(三)涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

(四)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

(五)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

需要学校党委、行政审议的重要公文文稿,审议前由学校党委办公室、行政办公室进行初核。

第二十二条  经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草单位并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草单位修改后重新报送。

第二十三条  公文应当经本部门负责人审批签发。重要公文和上行文由本部门主要负责人签发。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。联合发文由所有联署部门的负责人会签。

 第六章  公文办理

第二十四条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十五条  收文办理主要程序是:

(一)签收。对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。

(二)登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

(三)初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当由本部门办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。

(四)承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本部门负责人批示或者转有关科室办理;需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

(五)传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。

(六)催办。及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

(七)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。

第二十六条 发文办理主要程序是:

(一)复核。已经发文部门负责人签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签批人复审。

(二)登记。对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

(三)印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

(四)核发。公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。公文的分发和送达由拟稿单位负责。

第二十七条 需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。两个以上部门联合办理的公文,原件由主办部门归档,相关部门保存复制件。部门负责人兼任其他部门职务的,在履行所兼职务过程中形成的公文,由其兼职部门归档。

第二十八条  各部门应当建立健全本部门公文管理制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。

第二十九条 各部门公文由部门秘书或者专人统一管理。

第三十条  公文的撤销和废止,由发文机关、上级机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

第三十一条  涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十二条  不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十三条 机关合并时,全部公文应当随之合并管理;机关撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。

工作人员离岗离职时,所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十四条 新设立的机关应当向学校党委办公室、学校办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的,列为发文单位,机关合并或者撤销时,相应进行调整。

 第七章  附  则

第三十五条  党政机关公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法另行制定。

第三十六条  本办法由学校党委办公室(学校办公室)负责解释。

第三十七条  本办法自下发之日起施行。

 

【打印正文】

相关信息